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Un Cabinet d’Audit Agréé

INVITATION A SOUMISSIONNE

Sélection d’un Cabinet d’Audit Agréé

NOM & ADRESSE DE L’ENTREPRISE

Date : 17 Octobre 2018

Référence : 001/RFP/PBF-IRF-161/2018 

 

 

Chère Madame/Cher Monsieur,

Nous vous demandons de bien vouloir nous adresser votre soumission au titre de :

Sélection d’un Cabinet d’Audit Agréé chargé d’auditer le Projets PBF/ IRF-161 Jeunesse Alafia  au titre de l’année 2017  et 2018 suivant les Termes de Référence (TDRs) ci-joint (Annexe 1)

 

Description de la mission

Durée de l’audit

Sélection d’un cabinet d’audit agréé de l’audit des projets PBF/ IRF-161 Jeunesse Alafia  l’année 2017  et 2018

Un mois

 

Les soumissions peuvent être déposées jusqu’au 15 Novembre 2018  à 15h00, heure du Mali, et par courrier ou par e-mail (version PDF) à l’adresse suivante :

Par courrier : Réception du Bureau National d’ ACORD MALI

Monsieur  le Directeur Pays
Baco Djicoroni ACI Sud (Golf)
Rue 773, Résidence Kimi, Appt 4
 

Avec la mention « RFP N°001/PBF-IRF-161/2018  – Sélection d’un cabinet d’audit agréé chargé de l’audit des projets PBF/ IRF-161 Jeunesse Alafia  l’année 2017  et 2018

 

Par e-mail : programmeacord@orangemali.net, sarahtheophile@yahoo.fr, Theophile.Sarah@acordinternational.org


Les enveloppes/Email contenant la soumission financière et la soumission technique DOIVENT ETRE COMPLETEMENT SEPARÉES et chacune doit être remise fermée et clairement revêtue de la mention « SOUMISSION TECHNIQUE » ou « SOUMISSION FINANCIERE », selon le cas.

Chaque enveloppe/email doit clairement indiquer le nom du soumissionnaire et la référence de l’appel d’offre 001/RFP/PBF-IRF-161/2018 

Votre soumission doit être rédigée en Français et assortie d’une durée de validité minimum de 90 (Quatre-vingt-dix) jours.

Dans le cadre de la préparation de votre soumission, il vous appartiendra de vous assurer qu’elle parviendra à l’adresse indiquée ci-dessus au plus tard à la date-limite. Les soumissions qui seront reçues par ACORD  postérieurement à la date-limite indiquée ci-dessus, pour quelque raison que ce soit, ne seront pas prises en compte.

Les services proposés seront examinés et évalués en fonction de l’exhaustivité et de la conformité de la soumission et du respect des exigences indiquées dans la RFP et dans l’ensemble des autres annexes fournissant des détails sur les exigences d’ACORD.

La soumission qui répondra à l’ensemble des exigences, satisfera l’ensemble des critères d’évaluation et possèdera le meilleur rapport qualité/prix sera sélectionnée aux fins d’attribution du contrat. Toute offre qui ne répondra pas aux exigences sera rejetée.

Toute différence entre le prix unitaire et le prix total sera recalculée par ACORD. Le prix unitaire prévaudra et le prix total sera corrigé. Si le prestataire de services n’accepte pas le prix final basé sur le nouveau calcul et les corrections d’erreurs effectués par ACORD, sa soumission sera rejetée.

Aucune modification du prix résultant de la hausse des coûts, de l’inflation, de la fluctuation des taux de change ou de tout autre facteur de marché ne sera acceptée par ACORD après réception de la soumission. Lors de l’attribution du contrat ou du bon de commande, ACORD se réserve le droit de modifier (à la hausse ou à la baisse) la quantité des services et/ou des biens, dans la limite de vingt-cinq pour cent (25 %) du montant total de l’offre, sans modification du prix unitaire ou des autres conditions.

Tout contrat ou bon de commande qui sera délivré au titre de la présente RFP sera soumis aux TDR joints aux présentes. Le simple dépôt d’une soumission emporte acceptation sans réserve par le prestataire de services des TDR d’ACORD figurant à l’annexe 1 des présentes.

Veuillez noter qu’ACORD MALI n’est pas tenu d’accepter une quelconque soumission ou d’attribuer un contrat/bon de commande et n’est pas responsable des coûts liés à la préparation et au dépôt d’une soumission par le prestataire de services, quels que soient le résultat ou les modalités du processus de sélection.

ACORD encourage chaque prestataire de services potentiel à éviter et à prévenir les conflits d’intérêts en indiquant à ACORD si vous-même, l’une de vos sociétés affiliées ou un membre de votre personnel a participé à la préparation des exigences, du projet, des spécifications, des estimations des coûts et des autres informations utilisées dans la présente RFP[i].

Vous en souhaitant bonne réception, nous vous remercions et attendons avec intérêt votre soumission.

Le Directeur Pays


Théophile Tyadi SARAH

Conditions générales

Durée prévue des prestations

1er Décembre au 31 Décembre 2018

Date de commencement prévue

1er Décembre 2018

Date-limite d’achèvement

Au plus tard le 31 Décembre 2018

Exigences particulières en matière de sécurité

N/A

Calendrier d’exécution indiquant la composition et la chronologie des activités/sous-activités

 

• Requis  (Un calendrier précis de l’audit)

Noms et curriculum vitae des personnes qui participeront à la fourniture des services

 

• Requis

 

Devise de la soumission

 

• FCFA

NB : Lorsque les soumissions financières sont libellées dans différentes devises, ACORD convertira pour besoin de comparaison la devise indiquée dans la soumission, dans la devise privilégiée à l’aide du taux de change opérationnel de ACORD en vigueur à la date de dépôt des soumissions.

Taxe sur la valeur ajoutée applicable au prix offert1

 

• Doit exclure la TVA et autres impôts indirects applicables

 

Soumissions partielles

 Interdites

Durée de validité des soumissions (à compter du dernier jour de dépôt des soumissions)

90 jours

Dans certaines circonstances exceptionnelles, ACORD pourrait demander au soumissionnaire de proroger la durée de validité de sa soumission au-delà de ce qui aura été initialement indiqué dans la présente RFP. La soumission devra alors confirmer par écrit la prorogation, sans aucune modification de la soumission 

 

 

 

 

 

 

 

Conditions de paiement

 

50% du montant du contrat au début des travaux à compter de la date à laquelle les conditions suivantes seront respectées :

• Contrat de service professionnel

• Score combiné le plus élevé (l’offre technique comptant pour 70 % et le prix pour 30 %) ;

• Acceptation sans réserve des conditions générales du contrat d’ACORD (CGC[ii]). Il s’agit d’un critère obligatoire qui ne peut pas être supprimé, quelle que soit la nature des services demandés. La non-acceptation des CGC peut constituer un motif de rejet de la soumission.

Le reliquat (50%) du montant après l’acceptation du rapport final d’audit.

• l’acceptation écrite par ACORD de la qualité des prestations (et non pas leur simple réception)

• la réception de la facture du prestataire de services

Personne(s) devant examiner/inspecter/approuver les prestations/les services achevés et autoriser le versement du paiement

Le Directeur  d’ACORD MALI

 

Type de contrat devant être signé

 

Contrat de service professionnel

Critère d’attribution du contrat

Score combiné le plus élevé (l’offre technique comptant pour 70 % et le prix pour 30 %) ;

• Acceptation sans réserve des conditions générales du contrat d’ACORD (CGC). Il s’agit d’un critère obligatoire qui ne peut pas être supprimé, quelle que soit la nature des services demandés. La non-acceptation des CGC peut constituer un motif de rejet de la soumission.

Critère d’évaluation de la soumission

Soumission technique (70 %) – Voir détail ci-dessous

Expertise de la firme/Entreprise/organisation/ Profil de l’auditeur  suivant les TDRs : (60 pts)

Plan de travail/d’exécution de la formation : (10 pts)

Méthodologie proposée et approche pour exécuter la formation conformément aux TDRs - (30 pts)

 

La note technique totale obtenue sera pondérée à 70%

Soumission financière (30 %)

A calculer en comparant le prix de la soumission par rapport au prix le plus bas des soumissions reçues par l’ACORD.

La note financière sera calculée sur la base de la formule suivante :

Note financière A= (Offre la moins disante /Offre de A) x 30

 

Le ACORD attribuera le contrat à :

 

Une seule et unique structure/prestataire

 

Annexes de la présente RFP

• Conditions générales / Conditions particulières (annexe 3)

• TOR détaillés (Annexe 1)

 

Personnes à contacter pour les demandes de renseignements

(Demandes de renseignements écrites uniquement)

Abdoulaye.Toure@acordinternational.org

Les réponses tardives d’ACORD ne pourront pas servir de prétexte à la prorogation de la date-limite de dépôt des soumissions, sauf si ACORD estime qu’une telle prorogation est nécessaire et communique une nouvelle date-limite aux soumissionnaires.

Documents requis qui doivent être fournis pour établir l’admissibilité des soumissionnaires (sous la forme de « copies certifiées conformes » uniquement)

Le soumissionnaire devra fournir les documents suivants (conditions ’éligibilité):

• Un profil du cabinet de 15 pages maximum, ainsi que des brochures et catalogues de produits se rapportant aux services demandés dans le présent appel à soumissionner

• La certification en bonne et due forme indiquant que le cabinet est membre du regroupement de la profession

• Copie des Statuts dument notariés du cabinet

• Copie de l’Immatriculation au Nouveau Registre du Commerce

• Copie de l’Identification Nationale ou équivalent ;

• Attestation de Sécurité Sociale ou équivalent ;

• Copie de l’Attestation fiscale, Exercices 2017-2018

• Copie de l’Agrément par le ministère de tutelle

• Fournir au moins trois (3) références du Cabinet, liste des missions importantes d’audit exécutées, avec les noms des clients, adresse e-mail, N° Téléphone et montant des différents marchés.

• CVs détaillés du personnel clef du cabinet qui seront dédiés aux différentes missions d’audit.

Modalités de présentation des offres

Les enveloppes contenant la soumission financière et la soumission technique DOIVENT ETRE COMPLETEMENT SEPAREES et chacune doit être remise fermée et clairement revêtue de la mention « SOUMISSION TECHNIQUE » ou « SOUMISSION FINANCIERE », selon le cas.

Chaque enveloppe doit clairement indiquer le nom du soumissionnaire et la référence de l’appel à soumissionner 001/RFP/UNDP/2018. LES DEUX ENVELOPPES SERONT MISES DANS UNE GRANDE ENVELOPPE ET DOIT indiquer l’adresse d’ACORD ci-dessus avec mention « A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT»

NB : l’auditeur doit être totalement impartial et indépendant de l’entité faisant l’objet d’un audit, dans tous les aspects de sa gestion ou de ses intérêts financiers. L’auditeur ne devra pas, durant la période couverte par l’audit, ni durant la conduite de l’audit, être employé par l’entité, y remplir une fonction d’administrateur, ou avoir des relations financières ou d’étroites relations d’affaires avec aucun des cadres administratifs supérieurs de l’entité. Il serait souhaitable de rappeler à l’auditeur toute exigence réglementaire en vigueur se référant à son indépendance et d’exiger qu’il divulgue toute relation susceptible de compromettre son indépendance.

TERMES DE REFERENCES RELATIFS
A L’AUDIT DU PROJET PBF

 

PBF/ IRF-161 Jeunesse Alafia

 

 

2018

Table des matières

1.     Introduction........................................................................................................................... .7

2.     Normes et objectifs de l’audit................................................................................................. .7

3.     Contexte de recrutement ………………………………………………………………………………..……………….………..10

4.     Compétence et composition de l'équipe……………………………………………………………………………...…….10

5.     Documents à présenter à l’auditeur……………………………………………………………………………………….……11

6.     Restrictions.………………………………………………………………………………………………………………….….…….…….11

7.     Procédures d’audit ………………………………………………………………………………………………………………………12

8.     Rapport de l’audit……………………………………………………………………………………………………………...…………13

9.     Différentes opinions d’audit…………………………………………………………………………………………………………13

10.  Classification des conclusions…………………………………………………………………………………………………..……14

11.  Autres exigences……………………………………………………………………………………………………………….…… 15-16

Annexe I:  Informations relatives au programme................................................... 17

1.  Introduction

  1. Le Bureau d’Appui à la Consolidation de la Paix, (PBSO) soutenu par le Fonds des Nations Unies pour la Paix, appuie le Gouvernement Malien à travers l’ONG ACORD, dans ses efforts de construction de la Paix au MALI

Cet appui contribue à l’amélioration de la participation des jeunes hommes et femmes à la construction de la paix au Mali, en leur donnant la possibilité de s’informer, de renforcer leurs connaissances et capacités, de se faire entendre, d’améliorer leurs conditions économiques et de s’engager dans le dialogue pacifique afin de diminuer les risques d’adhésions aux groupes extrémistes.

Pour ce faire le Fonds des Nations Unies pour la consolidation de la Paix, à travers le Bureau d’Appui à la Consolidation de la Paix, (PBSO) a financé le projet ALAFIA pour la période allant du 1er Juin 2017 au 31 Octobre 2018, visant ainsi les résultats attendus suivants :

  • Résultat 1 : Les jeunes ciblés (hommes et femmes) ont une meilleure compréhension du processus de mise en œuvre de l’Accord pour la  paix et de la Résolution 2250 ;
  • Résultat 2 : Les actions communes engagées par les jeunes ciblés (hommes et femmes) renforcent leur participation et représentation dans le processus de consolidation de la paix ;
  • Résultat 3 : Le dialogue social entre les jeunes et les ressources économiques des jeunes ciblés (hommes et femmes) sont renforcés pour réduire les risques de radicalisation.

Le montant du fond consacré au financement du projet, s’élevant à hauteur de 800.000 dollars USD a été approuvé enseptembre 2016 pour financer le Projet ALAFIA, dont USD 320.000 pour ACORD et USD 480.000 pour le CNJ (Partenaire d’Exécution de l’ONG ACORD MALI)

  1. Les présents termes de référence (TDR) ont été élaborés pour aider le bureau de PBF, les prestataires de services tiers (l’«Auditeur») et les partenaires d'exécution à mieux comprendre la définition des objectifs, le champ d’application et les produits livrables de cet audit.

2.  Normes et objectifs de l’audit

  1. L'objectif global de l’audit vise à fournir à PBF (MPTFO : Multi-Partner Trust Fund Office) une assurance raisonnable sur l'utilisation appropriée des fonds octroyés à ACORD MALI conformément aux exigences de reporting de MPTFO en accord avec le PE, au document de programme, au(x) plans de travail et aux budgets. ?
  2. L’audit se fait conformément aux Normes internationales d'audit (ISA) 800, audits d'états financiers préparés conformément à  des référentiels à usages particulier – considérations particulières.
  3. L’auditeur formulera une opinion sur la régularité, la sincérité et l’image fidèle des  rapports de dépenses, à tous égards importants conformément à la politique comptable de l’agence et les dépenses autorisées encourues pour la mise en œuvre des activités telles que stipulées dans les termes de l’accord avec le PE, le plan de travail  ou le document de programme.
  4. Le relevé des dépenses inclut les opérations de la période d’audit ainsi que les rapports faisant état du solde des fonds non dépensés et qui sont à verser  à la fin de la période du projet à l’agence qui effectue le financement. Les états de rapprochement bancaire feront également l’objet de contrôle. Le compte bancaire contrôlé étant celui sur lequel les fonds sont transférés par l’agence. L’auditeur vérifiera que les justificatifs appropriés existent pour prouver la validité des dépenses déclarées
  5.  et si les biens et services achetés ont été reçus et utilisés pour la mise en œuvre des activités conformément au plan de travail ou au document de programme.
  6. L’auditeur devra vérifier que le montant déclaré sur le relevé des dépenses correspond au montant inscrit dans le système comptable du Partenaire et s’il y a un rapprochement entre ce montant et ceux indiqués sur les Rapports Financiers pour la période couverte par l'audit.
  7. L’auditeur devra également donner son opinion sur l’utilisation des fonds transférés au PE[iii] conformément au plan de travail ou au document de programme, au budget approuvé et aux dispositions de la convention de financement en vigueur.
  8. Le rapport d’audit devra chiffrer la valeur monétaire de l'incidence financière nette des observations de l'audit et identifier clairement les raisons de la notation si l'opinion d'audit est favorable, défavorable ou un déni de responsabilité.
  9. L'auditeur évaluera également les principaux mécanismes de contrôle interne du partenaire d'exécution dans les domaines suivants : gestion du programme, structure organisationnelle et dotation en personnel, politiques et procédures comptables, immobilisations et stocks, rapport financier et suivi, passation de marché et attribution de contrats. En outre, Il fera un rapport sur la faiblesse de certains points de contrôle donnera ses observations et formulera des recommandations   y afférent. Il donnera une indication des risques associés à ces faiblesses/observations. Les commentaires de l’équipe du Management du partenaire seront requis.
  10. Pour MPTFO, l’auditeur donne également une opinion sur le fait que les avances déclarées par le PE sur les Rapports Financiers correspondent aux avances versées par MPTFO à travers le compte du Fonds de fonctionnement d'Atlas (rapport fourni par MPTFO); l’auditeur donne également une opinion sur le fait que le solde de clôture déclaré par le PE sur les Rapports Financiers correspond au solde de MPTFO dans Atlas (rapport fourni par MPTFO) ainsi qu’aux soldes de trésorerie selon les documents comptables du PE. Lorsque le PE a un compte bancaire différent, le solde de MPTFO devrait également correspondre au solde du relevé bancaire.
  11. Le format et le contenu du rapport d’audit ainsi que la liste des principaux points de contrôle interne à évaluer sont décrits dans ces termes de références.

3.  Contexte de recrutement

  1. L’auditeur est sélectionné sur la base d'une évaluation approfondie des compétences en référence aux   TdR. En outre, il y a un processus d'appel d'offres concurrentiel conformément aux règles et procédures d’ACORD MALI pour les prestataires de services commerciaux.
  2. L’audit sera effectué dans le pays où le programme est exécuté et aux lieux où le Partenaire garde les documents relatifs au programme, généralement aux sites d'exécution du programme. Le bureau pays ou les sièges d’agences nommeront un point focal chargé de désigner l’auditeur et de communiquer avec le (s) partenaire pour une meilleure coordination et pour fixer les délais. Lorsqu’il y a des changements au niveau du lieu et/ou du champ d’application de l’activité, le point focal et l'auditeur évaluent les besoins, s'entendent mutuellement sur les implications financières et ajustent le paiement en conséquence.
  3. A partir de l’accord, du plan de travail ou du document de programme signé par l'agence et le Partenaire ainsi que les renseignements supplémentaires qui doivent être fournis conformément à l'article 6, l’auditeur pourra comprendre le contexte d’exécution du programme qui fait l’objet de l’audit.

4.  Compétence et composition de l'équipe

  1. Compétences et Expérience
  2. En acceptant ces TDR, l’auditeur confirme qu'il/elle remplit au moins une des conditions suivantes:
  3. L’auditeur est un comptable professionnel (ou un cabinet de comptables professionnels) qui est membre d'un ordre ou d'une institution nationale d’audit ou de comptabilité qui est un organisme de réglementation reconnu pour les comptables et auditeurs professionnels.
  4. L’auditeur est inscrit au registre public d'un organisme de contrôle public dans un pays tiers en qualité de Commissaire aux comptes et ce registre est soumis aux principes de contrôle public prévus par la législation du pays concerné (Ceci s’applique aux auditeurs et cabinets d’audit installés dans un pays tiers).
  5. L’auditeur est soumis aux exigences éthiques en la matière, y compris celles relatives à l'indépendance et aux conflits d'intérêts liés aux missions d’audit. Les exigences éthiques dont il s’agit sont normalement celles indiquées aux Parties A et B du Code de déontologie des comptables professionnels du Conseil des normes internationales de déontologie comptable (IESBA) relatif à l’audit d’états financiers ainsi qu'aux exigences nationales qui peuvent être plus contraignantes.
  6. Composition de l'équipe
  7. La composition de l'équipe d'audit devrait permettre à l'auditeur de se conformer aux Normes internationales d'audit. Pour une mission d’audit, il est conseillé d’avoir une équipe composée d’auditeurs de différentes catégories ayant une ancienneté variable. L’équipe devrait être composée d’un ou de plusieurs chefs d'équipe hautement qualifiés, d’experts et d’assistants. Le nombre de membres dépendra de l'objet de l’audit, du volume et de la taille du ou des programmes à auditer.
  8. L’auditeur principal doit avoir au moins 10 ans d'expérience pratique en audit. L'équipe sera dirigée par un auditeur professionnel dûment certifié, comme par exemple un expert-comptable (CA), un expert-comptable agréé (CCA), un comptable public agréé (CPA) ou un auditeur agréé (CA). L'équipe doit également être expérimentée dans l'application des Normes internationales d'audit. L'auditeur doit employer le nombre de personnes qu’il faut et ces derniers doivent avoir les qualifications professionnelles requises ainsi qu’une bonne expérience des Normes internationales d'audit (ISA). L’équipe doit également avoir une expérience dans l’audit de structures ayant une taille et une complexité similaires à celles de la structure objet de l’audit [ACORD MALI].

5.  Documents à présenter à l’auditeur

  1. Dans le cadre de la mission d'audit, ACORD et le partenaire d'exécution (CNJ) mettront à la disposition de l’auditeur  toutes les informations qui les concernent et qui sont en rapport avec l’audit avant même le début de la mission. Il s’agit notamment de :
  2. Les informations précises sur le programme (voir annexe I)
  3. le(s) Accord(s) du Partenaire(s) d'Exécution et le(s) Plan(s) de Travail ou Document(s) de Programme correspondants à la période couverte par l’audit;
  4. Le relevé des dépenses (Grand livre), le CDR ou son équivalent (Rapport Financier), tel que défini par les directives spécifiques aux organisations des Nations Unies;
  5. Les rapports d’audit et de vérifications ponctuelles précédentes si applicables;
  6. Le relevé des actifs et équipements (si nécessaire et tel que défini par les directives spécifiques aux organisations des Nations unies);
  7. La situation de trésorerie/compte d'exploitation (si nécessaire et tel que défini par les directives spécifiques aux organisations des Nations unies)
  8. Le relevé des stocks (si nécessaire et tel que défini par les directives spécifiques aux organisations des Nations unies);
  9. les demandes de paiement direct autorisées et effectuées pour le compte du partenaire d'exécution et incluses dans le relevé des dépenses (c'est-à-dire le CDR ou son équivalent), le cas échéant;
  10. la liste des décaissements effectués par l'agence des Nations Unies (le cas échéant) dans le cadre des services d'appui aux partenaires d'exécution;
  11. Pour MPTFO, les avances versées par PBF  à travers MPTFO ainsi que le solde de clôture tel que spécifié sur « Project factsheet » dans Atlas;
  12. Tout autre rapport utile.
  • Les renseignements supplémentaires qui ont un rapport avec l’audit et que l’auditeur peut demander à ACORD et au partenaire (CNJ);
  1. L’accès illimité aux personnes employées par le Partenaire et que l’auditeur juge nécessaire de rencontrer pour obtenir des preuves relatives à l’audit.

6.  Restrictions

  1. L’auditeur devra signaler à l'Agence des Nations Unies toute tentative du Partenaire de restreindre la portée de l’audit ou tout manque de coopération de sa part. Si, après avoir accepté la mission, l'auditeur se rend compte que l’équipe de gestion du partenaire qui doit être audité a limité la portée de l’audit, ce que l’auditeur considère comme susceptible de donner lieu à l’expression d’une opinion Favorable ou d’une opinion assorti de réserves, il doit demander à cette administration de lever cette restriction. En cas de restriction de la portée de son travail avant ou pendant l’audit,  l’auditeur devra en informer l'agence des Nations Unies concernée le plus tôt possible. L’auditeur devra alors recueillir l’avis de l'agence des Nations Unies sur les mesures nécessaires, l’opportunité de poursuivre l’audit et si oui la façon de procéder ainsi que la démarche à suivre pour savoir si les changements qui affectent la portée de l'audit ou le calendrier sont acceptables.

7.  Procédures d’audit

  1. La période d'audit s’étend sur 1 mois avec un chronogramme précis qui sera défini de commun accord avec le Cabinet d’audit qui sera retenu.
  2. L’audit est basé sur les dépenses totales et les fonds fournis par l'agence des Nations Unies chargée de l’exécution et qui ont été déclarées par le partenaire d'exécution au cours. Le relevé des dépenses peut être la somme des CDR ou la somme des CDR équivalents téléchargés pour le PE à partir du système de l'agence des Nations Unies ou préparée par le PE dans leur format de rapport. L’audit couvre toutes les dépenses engagées à travers les trois modalités.
  3. L'auditeur doit vérifier que le relevé des dépenses se rapproche du total des dépenses déclarées sur les Rapports Financiers (et les demandes de paiement direct, le cas échéant) soumises par le PE au cours de la période de l'audit. Chaque variation devra être documentée et mentionnée dans le rapport d'audit.
  4. L'auditeur est tenu de vérifier que les dépenses décrites dans le relevé des dépenses correspondent au rapport comptable du partenaire d'exécution et qu'elles sont conformes au plan de travail ou document de programme et au budget approuvés et sont justifiées par des documents fiables.
  5. L'auditeur effectuera l’audit dans le but d'obtenir une assurance raisonnable sur l’absence d’erreurs significatives dans le relevé des dépenses. Un audit implique l’application de toutes les procédures nécessaires dans le but d’obtenir des éléments probants sur les montants déclarés dans le relevé des dépenses.
  6. L’auditeur est tenu de déclarer l'incidence financière nette des dépenses non prises en charge et non admissibles.

8.  Rapport d’audit

  1. L’auditeur devra présenter un rapport d'audit conformément à l'ISA en utilisant le modèle de rapport d'audit indiqué à l'Annexe II.
  2. Le rapport d'audit doit au moins inclure :
  3. L’opinion d’audit;
  4. La période couverte par l’opinion d'audit;
  5. Le montant total des dépenses auditées;
  6. Les observations et recommandations de l’audit;
  7. Les dépenses non éligibles;
  8. Les faiblesses des principaux mécanismes de contrôle interne;
  9. Le relevé des dépenses ou le CDR au cours de la période d’audit;
  10. Les Rapports Financiers soumis au cours de la période d’audit.
  11. En présentant l'opinion de l’audit, l’auditeur devra chiffrer de manière précise l'incidence financière nette et indiquer clairement les raisons de la notation (le cas échéant). Même si les conclusions financières sont inférieures au seuil d’importance relative, l’auditeur est toujours tenu de les mentionner, même si le montant en dollar est faible, pour permettre à l'agence des Nations Unies de recouvrer ces montants auprès des partenaires. Dans le cadre de l’élaboration du rapport, ces types de renseignements devront également être recueillis. Les conclusions qui ne sont pas liées aux finances mais qui ont des incidences financières pourraient également conduire à une modification de l’opinion d’audit.
  12. Tout commentaire qui figure dans le rapport d’audit et qui restreint sa distribution et/ou son utilisation sera considéré comme nulle et non avenue.

9.  Les Différentes opinions d’audit

  1. Le rapport d’audit devra inclure l'une des quatre opinions suivantes:
  2. Opinion sans réserve

Une opinion sans réserve est exprimée lorsque l'auditeur conclut que les états financiers donnent une image juste et fidèle ou sont présentés fidèlement, à tous égards importants, conformément au cadre de présentation de l’information financière applicable.

  1. Opinion avec réserve

Une opinion avec réserve est exprimée lorsque l’auditeur conclut qu’une opinion sans réserve ne peut être exprimée, mais que les incidences d’un désaccord avec l’équipe de gestion ou d’une limitation de la portée ne sont pas suffisamment significatives ou généralisées pour justifier un avis défavorable ou une mise en garde sur la limite de l’intervention. Une opinion avec réserve doit être exprimée « sous réserve » des incidences du ou des éléments sur lesquels porte la réserve.

  1. Impossibilité d’exprimer une opinion

Elle est formulée lorsque les incidences éventuelles d’une limitation de la portée sont si significatives et généralisées que l’auditeur n’a pas été en mesure d’obtenir des éléments probants suffisants et appropriés et, en conséquence, est incapable de donner une opinion sur les états financiers.

d) Avis défavorable

Un avis défavorable est exprimé par un auditeur lorsque les états financiers sont assez mal présentés, inexacts et ne reflètent pas fidèlement les dépenses engagées et présentées dans les états financiers (relevé des dépenses, situation de trésorerie, relevé des actifs et de l’équipement).

Un avis défavorable est exprimé lorsque les incidences d’un désaccord sont assez significatives ou généralisées sur les états financiers pour que l’auditeur conclue que l’évaluation du rapport est inappropriée pour divulguer le caractère trompeur ou incomplet des états financiers.

  1. Classement des conclusions de l’audit
  2. L’auditeur fera un rapport séparé des faits liés à certains points identifiés au cours de l’audit.
  3. Les conclusions et observations ayant une incidence financière devraient être classées dans l'une des catégories suivantes:
  4. Aucun document justificatif
  5. Documents justificatifs insuffisants
  6. Erreur de césure d’exercice
  7. Dépenses non engagées aux fins du projet
  8. Absence de preuve de paiement
  9. Absence de preuve sur la réception des produits/services
  10. Demande de remboursement de la TVA incorrecte
  11. Dépassement des taux d’indemnités journalières
  12. Prix excessif
  13. Intérêts bancaires non déclarés
  14. Dépenses d’appui mal calculées
  15. Dépenses déclarées mais les activités non réalisées
  16. Avance déclarée comme dépenses
  17. Engagements traités comme des dépenses
  18. Coûts salariaux inéligibles
  19. Coûts inéligibles (autres)
  20. L'auditeur devra évaluer l'efficacité des principaux contrôles internes. Les principaux contrôles internes qui ne sont pas correctement effectués doivent être classés en fonction des domaines d’intervention suivants:
  21. Partenaire d'exécution;
  22. Gestion du programme;
  23. Structure organisationnelle et dotation en personnel;
  24. Politiques et procédures comptables

o    Général

o Répartition des tâches

o Budgétisation

o    Paiements

o    Etat de la petite caisse et du compte bancaire

o    Autres bureaux et structures

Immobilisations et stocks;

  1. Rapports financiers et suivi;
  2. Passation de marché et attribution de contrats;
  3. Autres faiblesses du contrôle interne.
  4. Les observations de l’audit devraient être classées en fonction de la priorité des recommandations d'audit et des éventuelles sources de problèmes. Le classement des observations de l’audit constitue une base sur laquelle la direction de l'agence des Nations Unies doit s’appuyer pour prendre en charge les questions comme suit:

 

Les contrôles internes, la gouvernance et les processus de gestion des risques

ne sont ni mis en place, ni fonctionnels. Le manque de contrôle peut considérablement affecter la capacité du PE à gérer efficacement et à rendre compte de l'utilisation du financement de l'agence. Une action rapide est nécessaire pour s'assurer que l'agence n'est pas exposée à des risques élevés. Si des mesures ne sont pas prises, cela pourrait entraîner des conséquences négatives pour l'organisme qui octroie le financement.

 

Elevé

(critique)

 

 

 

Les contrôles internes, la gouvernance et les processus de gestion des risques

ont été dans l'ensemble mis en place et sont fonctionnels, mais ils doivent être améliorés. Le manque de contrôle peut influer sur la capacité du PE à effectuer une gestion efficace et à renseigner sur le financement de l'agence. Il faut agir pour s'assurer que l'organisme qui finance n'est pas exposé à des risques jugés modérés. Si des mesures ne sont pas prises, il pourrait y avoir des conséquences négatives pour l'agence.

 

Moyen

(important)

 

 

Les contrôles internes, la gouvernance et les processus de gestion des risques

ont été correctement mis en place et fonctionnent parfaitement. Aucun problème n'a été identifié comme étant susceptible d'affecter le PE dans sa capacité à gérer efficacement et à faire un rapport sur l'utilisation du financement de l'agence. L'action est souhaitable et devrait aboutir à un contrôle accru ou à une meilleure rentabilité. Si  les petites recommandations sont traitées lors de la réunion de clôture, elles n'auront pas besoin d'être incluses dans le rapport d'audit.

Faible

 

11. Autres exigences

  1. Rapport - Langue
  2. Le Rapport d’audit doit être présenté en français, comme convenu entre l'ACORD MALI et l’Auditeur, avant la mission d'audit. Les rapports préparés dans une autre langue devront être traduits par l’Auditeur dans l'une de ces deux langues. La traduction ne doit pas retarder la livraison des documents dans les délais convenus.
  3. Calendrier pour la soumission des Rapports d’audit provisoires et finaux
  4. Le chronogramme d’intervention et de livraison des livrables dans l'énoncé des travaux. L’Auditeur devra respecter les procédures et le calendrier pour la conduite des travaux sur le terrain et la soumission des rapports (y compris les rapports provisoires et finaux). Si les  observations  des autres parties (c'est-à-dire l'agence des Nations Unies) et / ou le Partenaire) ne sont pas communiquées dans les temps, l’Auditeur devra  documenter ses retards dans ses documents de travail et le mentionner dans le rapport d'audit.
  5. Les documents du travail d’audit et les documents connexes doivent être mis à la disposition de l'agence des Nations Unies et conservés par l’auditeur pendant une période minimale de sept ans après la publication des rapports. Ils doivent être mis à la disposition de l'agence des Nations Unies pour examen, sur demande, à tout moment pendant cette période.

11.3 Processus de soumission

11.3.1 La soumission des documents finaux à l'Agence des Nations Unies et ACORD se fera directement en format papier et électronique.

11.4 Procédures de suivi

  1. L'auditeur est tenu de soumettre le projet de rapport à l'agence (s) des Nations Unies et au Partenaire pour les commentaires du Partenaire. Le Partenaire doit émettre ses observations, le cas échéant, dans les sept jours suivant la présentation du rapport de l'auditeur.
  2. Après avoir finalisé le rapport d'audit, l'auditeur devra le soumettre à l'agence des Nations Unies pour permettre à cette dernière d’effectuer le suivi avec le partenaire pour discuter et convenir des mesures et des actions correctives à prendre. L'auditeur peut, le cas échéant, être sollicité pour donner des précisions ou examiner des informations supplémentaires concernant l’audit et les rapports.

11.5 Autres observations

  1. Les cas de fraude ou de présomption de fraude doivent être portés à l'attention immédiate de l'agence des Nations Unies dès que possible, sans attendre la publication du rapport d'audit.
  2. L'auditeur et le personnel doivent assurer la confidentialité de toute information obtenue dans le cadre des services d’audit effectués pour le compte de l'agence des Nations Unies.
  3. Pour chaque agence qui finance, l’auditeur doit inclure les éléments suivants dans le rapport d’audit, de manière séparé:
    1. L’opinion d'audit;
  4. La période couverte par l’opinion d'audit;
  5. Le montant total des dépenses auditées;
  6. Les observations et recommandations de l’audit;
  7. Les dépenses non éligibles;
  8. Le relevé des dépenses ou CDR pour la période d’audit;
  9. Les Rapports Financiers soumis pour la période d’audit.
  10. L'évaluation des principaux contrôles internes et le rapport sur les principales faiblesses du contrôle interne sont effectués au niveau du partenaire d'exécution et ne sont pas spécifiques à l'agence.

Annexe I: Informations spécifiques au programme

PBF-IRF-161_PRODOC_NGOs-ACORD_GATEWAY.pdf

Les informations suivantes doivent être complétées par l’Agence responsable et transmises à l’auditeur au début de la mission.

Nom du partenaire d’exécution

 

 

Code du partenaire d'exécution ou code d'identification dans les registres de PBF

 

Coordonnées du partenaire d'exécution  (nom de la personne-ressource, adresse email et numéro de téléphone)

 

Nom du programme

 

Numéro de programme / Code de projet / ID selon les registres des NU

 

Emplacement (s) du programme

 

Emplacement (s) des registres

 

Devise qui figure sur les dossiers

 

Période couverte par l’audit

 

Fonds reçus de l'UNICEF / ACORD / UNFPA pendant la période couverte par l'audit

 

Dépenses encourues / déclarées à l'UNICEF / ACORD / UNFPA au cours de la période couverte par l'audit

 

Date fixée pour le démarrage des travaux de terrain

 

Délai de soumission (y compris les rapports préliminaire et final à la direction de l'agence locale)

 

Logistique pour effectuer la soumission

 

Toute demande particulière à prendre en compte durant la mission

 

Modalités de transfert de fonds au PE utilisées par les agences des Nations Unies

 

Sigles & Abréviations:

 RFP : Request For Proposal (Invitation à Soumissionner

 CGC : Conditions générales du contrat d’ACORD

 PE : Partenaire d’exécution

 CDR : Le rapport devant faire l’objet d’un audit est dénommé Rapport Combiné des Dépenses (CDR). Ce rapport est préparé à l’aide du progiciel de comptabilité interne appelé ATLAS. Le CDR qui sert d’état financier officiel, doit obligatoirement être certifié par les auditeurs. S’ils sont certifiés, les états financiers du projet doivent obligatoirement être en accord avec les dépenses apparaissant dans le CDR et doivent obligatoirement être joints au rapport d’audit

MPTFO : Multi-Partner Trust Fund Office

[1] RFP : Request For Proposal (Invitation à Soumissionner)

[1] CGC : Conditions générales du contrat d’ACORD

[1] PE : Partenaire d’exécution

[1] CDR : Le rapport devant faire l’objet d’un audit est dénommé Rapport Combiné des Dépenses (CDR). Ce rapport est préparé à l’aide du progiciel de comptabilité interne appelé ATLAS. Le CDR qui sert d’état financier officiel, doit obligatoirement être certifié par les auditeurs. S’ils sont certifiés, les états financiers du projet doivent obligatoirement être en accord avec les dépenses apparaissant dans le CDR et doivent obligatoirement être joints au rapport d’audit

[1] MPTFO : Multi-Partner Trust Fund Office

 

 

 

  • Société ACORD
  • Secteur Comptabilité
  • Ville Bamako
  • Date de publication 29 Octobre 2018
  • Date limite de dépot 15 Novembre 2018
  • Email sarahtheophile@yahoo.fr
  • Téléphone 20280946